Checklist Serah Terima Website: Yang Harus Diterima Klien dari Vendor

Serah terima website adalah tahap ketika vendor menyerahkan hasil pekerjaan beserta seluruh akses, dokumen, dan hak yang disepakati kepada klien. Serah terima yang lengkap memastikan organisasi memegang kendali penuh atas domain, hosting, akun admin, dan data, sehingga tidak terkunci di satu vendor bila suatu saat ingin berganti.

Poin penting

• Domain dan hosting harus atas nama organisasi, bukan pribadi atau vendor.
• Terima akun admin utama dan ganti kata sandinya setelah serah terima.
• Pastikan source code, dokumentasi, dan cadangan terbaru diterima sesuai kontrak.
• Tandatangani berita acara yang mencantumkan masa garansi.

Daftar periksa akses

• Akses panel domain dan email pemilik domain milik organisasi.
• Akses hosting atau server, termasuk panel kontrol dan database.
• Akun admin utama website atau sistem.
• Akses layanan pihak ketiga: email pengiriman, payment gateway, peta, atau analitik.
• Akses Google Search Console dan alat analitik atas nama organisasi.

Daftar periksa dokumen dan berkas

• Source code terbaru, bila termasuk kesepakatan.
• Dokumentasi teknis: struktur sistem, cara instalasi, dan konfigurasi penting.
• Panduan pengguna untuk admin dan setiap peran.
• Cadangan database dan berkas terbaru.
• Daftar lisensi komponen berbayar beserta masa berlakunya.

Daftar periksa kualitas

• Hasil user acceptance test sudah ditandatangani.
• Website tampil baik di ponsel dan peramban utama.
• Formulir mengirim notifikasi dengan benar.
• Sertifikat SSL aktif dan semua halaman memakai HTTPS.
• Kecepatan halaman utama wajar. Panduan perbaikannya ada di cara mempercepat website.
• Pengaturan SEO dasar: judul, deskripsi, sitemap, dan pengalihan dari alamat lama bila ada.

Pelatihan dan dukungan

• Pelatihan admin sudah dilaksanakan dan direkam bila memungkinkan.
• Kontak dukungan, jam layanan, dan cara melaporkan masalah sudah jelas.
• Masa garansi dan cakupannya tertulis.
• Pilihan paket pemeliharaan setelah garansi, bila dibutuhkan. Lihat penjelasan biaya maintenance aplikasi.

Setelah serah terima

1. Ganti kata sandi akun utama dan simpan di pengelola kata sandi organisasi.
2. Hapus akun vendor yang tidak lagi diperlukan, atau batasi haknya.
3. Simpan seluruh dokumen di penyimpanan organisasi, bukan di email pribadi.
4. Jadwalkan pengecekan cadangan dan pembaruan keamanan.

Contoh isi berita acara serah terima

Berita acara tidak perlu panjang, tetapi harus lengkap. Isi yang umum:

1. Identitas kedua pihak dan nomor kontrak atau SPK.
2. Ruang lingkup pekerjaan yang diserahkan.
3. Ringkasan hasil pengujian dan UAT.
4. Daftar akses dan dokumen yang diserahkan.
5. Daftar temuan kecil yang masih diperbaiki beserta tenggatnya, bila ada.
6. Tanggal mulai dan berakhirnya masa garansi.
7. Tanda tangan perwakilan yang berwenang.

Simpan salinannya bersama dokumen kontrak. Berita acara ini menjadi dasar pembayaran termin terakhir dan rujukan bila ada perselisihan.

Kesalahan umum saat serah terima

• Serah terima dilakukan terburu-buru menjelang akhir tahun anggaran tanpa pengujian memadai.
• Akses dikirim lewat chat dan tidak pernah dipindahkan ke tempat aman.
• Hanya satu orang di organisasi yang memegang akses, lalu orang tersebut pindah tugas.
• Panduan pengguna tidak diminta, sehingga admin baru kesulitan.
• Masa garansi tidak tertulis, sehingga terjadi perbedaan pemahaman.

Menyimpan akses dengan aman

Gunakan pengelola kata sandi milik organisasi untuk menyimpan semua akses, dengan minimal dua orang yang bisa membukanya. Catat juga tanggal perpanjangan domain, hosting, dan lisensi di kalender organisasi agar tidak ada layanan yang terputus karena lupa dibayar.

Di Rajonet, serah terima disertai berita acara, pelatihan, dan masa garansi sesuai jenis proyek, dan source code proyek kustom diserahkan kepada klien setelah pelunasan.