Strategi Backup 3-2-1 untuk Kantor dan Instansi: Cara Menerapkannya

Strategi backup 3-2-1 adalah aturan sederhana untuk melindungi data: simpan tiga salinan data, di dua media atau tempat berbeda, dengan satu salinan berada di luar lokasi. Aturan ini melindungi organisasi dari kerusakan perangkat, kesalahan hapus, pencurian, bencana, dan serangan ransomware, asalkan cadangannya diuji pemulihannya secara rutin.

Poin penting

• Tiga salinan: data asli dan dua cadangan.
• Dua media: misalnya server dan penyimpanan terpisah, atau perangkat lokal dan layanan cloud.
• Satu salinan di luar lokasi, dan idealnya satu salinan tidak bisa diubah atau terputus dari jaringan.
• Backup yang tidak pernah diuji pemulihannya belum bisa diandalkan.

Mengapa backup sering gagal saat dibutuhkan

Banyak organisasi merasa sudah punya backup, lalu menyadari saat terjadi masalah bahwa backup berhenti berjalan berbulan-bulan, hanya mencakup sebagian data, ikut terenkripsi ransomware, atau tidak ada yang tahu cara memulihkannya. Masalahnya bukan teknologi, melainkan tidak ada pemeriksaan rutin.

Apa saja yang perlu dicadangkan

• Database sistem informasi dan aplikasi.
• Berkas website dan unggahan pengguna.
• Dokumen kerja bersama, seperti surat, kontrak, dan laporan keuangan.
• Email penting, bila tidak dikelola penyedia yang menyimpan riwayat.
• Konfigurasi server dan aplikasi agar pemulihan lebih cepat.

Menyusun jadwal

Tentukan dua angka untuk setiap sistem:

• Berapa banyak data yang rela hilang: bila jawabannya satu hari, backup harian sudah cukup.
• Berapa lama sistem boleh berhenti: menentukan seberapa cepat pemulihan harus bisa dilakukan.

Contoh jadwal yang umum: database dicadangkan setiap hari dan disimpan 14 sampai 30 hari, ditambah cadangan bulanan yang disimpan lebih lama.

Satu salinan yang terpisah

Ransomware modern berusaha menghapus atau mengenkripsi cadangan yang terhubung ke jaringan. Karena itu, minimal satu salinan sebaiknya terputus dari jaringan atau disimpan di layanan yang mendukung penyimpanan tidak bisa diubah selama periode tertentu. Penjelasan lebih lanjut ada di artikel ransomware: pencegahan dan penanganan.

Uji pemulihan

1. Pilih satu sistem dan satu tanggal cadangan secara acak.
2. Pulihkan ke lingkungan uji, bukan ke sistem yang sedang dipakai.
3. Periksa apakah data lengkap dan aplikasi berjalan.
4. Catat langkah dan waktu yang dibutuhkan.
5. Perbarui panduan pemulihan berdasarkan temuan.

Kesalahan umum

• Cadangan disimpan di server yang sama dengan data asli.
• Hanya satu orang yang tahu cara memulihkan.
• Tidak ada pemberitahuan bila proses backup gagal.
• Cadangan berisi data pribadi tetapi tidak dienkripsi.

Contoh penerapan untuk kantor kecil

Kantor dengan satu server atau satu layanan hosting dapat menerapkan aturan 3-2-1 dengan sederhana:

1. Salinan pertama: data asli di server atau hosting.
2. Salinan kedua: cadangan otomatis harian di penyimpanan terpisah pada penyedia yang sama, disimpan 14 sampai 30 hari.
3. Salinan ketiga: cadangan mingguan yang dikirim ke penyedia penyimpanan cloud lain, atau ke perangkat penyimpanan di kantor yang dilepas setelah backup selesai.

Untuk dokumen kerja di laptop pegawai, gunakan penyimpanan bersama milik organisasi yang menyimpan riwayat versi, lalu cadangkan penyimpanan bersama tersebut ke tempat lain.

Enkripsi dan akses

Cadangan berisi salinan lengkap data organisasi, termasuk data pribadi. Enkripsi cadangan, terutama yang disimpan di luar lokasi. Batasi siapa yang dapat mengakses dan menghapus cadangan, dan gunakan akun terpisah dengan autentikasi dua langkah untuk layanan penyimpanan cadangan. Dengan begitu, bila akun utama dibobol, penyerang tidak otomatis bisa menghapus cadangan.

Dokumentasi pemulihan

Tulis panduan pemulihan langkah demi langkah dan simpan salinannya di luar sistem yang dicadangkan. Saat terjadi gangguan, tim tidak boleh bergantung pada ingatan satu orang. Panduan yang baik mencakup lokasi cadangan, cara mengaksesnya, urutan sistem yang dipulihkan, dan kontak vendor yang perlu dihubungi.

Backup adalah komponen utama dalam biaya maintenance aplikasi. Sistem yang dibangun Rajonet dilengkapi cadangan otomatis harian, dan pemeliharaan setelah garansi mencakup pemeriksaan cadangan.