Pengadaan Aplikasi Pemerintah: Alur, Dokumen, dan Tips Menyusun KAK

Pengadaan aplikasi pemerintah mengikuti aturan pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya, terakhir Perpres Nomor 46 Tahun 2025. Prosesnya dimulai dari perencanaan dan penyusunan dokumen seperti KAK, HPS, dan spesifikasi teknis, lalu pemilihan penyedia melalui metode yang sesuai, misalnya e-purchasing lewat katalog elektronik, pengadaan langsung, atau tender.

Artikel ini memberi gambaran umum bagi pejabat dan tim teknis yang akan mengadakan jasa pembuatan aplikasi atau website. Tujuannya membantu Anda menyiapkan dokumen yang jelas agar hasil proyek sesuai kebutuhan.

Catatan: artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan pengadaan, rujuk teks resmi peraturan, peraturan LKPP yang berlaku, serta arahan unit pengadaan (UKPBJ) dan APIP di instansi Anda.

Dasar aturan pengadaan barang/jasa pemerintah

Aturan pokoknya adalah Perpres 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Perpres ini telah diubah dengan Perpres 12 Tahun 2021, lalu diubah kedua kalinya dengan Perpres 46 Tahun 2025 yang ditetapkan pada 30 April 2025. Ketentuan teknisnya dijabarkan lebih lanjut dalam peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Dalam Perpres 46 Tahun 2025, e-purchasing didefinisikan sebagai cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. E-purchasing wajib dilakukan bila barang/jasa yang dibutuhkan tersedia di katalog elektronik, dengan pengecualian bila katalog tidak dapat memenuhi kebutuhan, misalnya dari sisi spesifikasi teknis, waktu, lokasi, atau layanan, atau bila metode lain dinilai lebih efisien dan efektif.

Metode pemilihan penyedia yang umum

Jasa pembuatan aplikasi bisa digolongkan sebagai jasa lainnya atau jasa konsultansi, tergantung cara paketnya dirumuskan. Penggolongan ini memengaruhi metode pemilihan yang dipakai, sehingga sebaiknya dikonsultasikan dengan UKPBJ sejak awal.

Batas nilai dan syarat tiap metode dapat berubah mengikuti peraturan, jadi selalu cek ketentuan terbaru sebelum menyusun rencana umum pengadaan.

Dokumen yang biasa disiapkan

KAK atau TOR

Kerangka Acuan Kerja (KAK), sering disebut Terms of Reference (TOR), menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup, keluaran, jadwal, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Untuk proyek aplikasi, KAK adalah dokumen paling menentukan karena menjadi acuan pekerjaan dan pemeriksaan hasil.

HPS

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun oleh PPK berdasarkan data harga yang dapat dipertanggungjawabkan, misalnya penawaran pembanding, harga pasar, atau kontrak sejenis sebelumnya. Untuk aplikasi, HPS biasanya dihitung dari perkiraan jumlah modul, tenaga ahli, dan durasi.

Spesifikasi teknis

Spesifikasi menjabarkan fitur, hak akses, kebutuhan keamanan, integrasi, standar teknologi, dan kriteria penerimaan. Spesifikasi yang terlalu umum membuat penawaran sulit dibandingkan. Sebaliknya, spesifikasi yang mengarah ke satu penyedia tertentu sebaiknya dihindari karena membatasi persaingan.

Kualifikasi dan tenaga ahli

Tentukan pengalaman penyedia dan susunan tim yang wajar untuk ukuran pekerjaan, misalnya analis sistem, pengembang, penguji, dan pengelola proyek. Syarat yang berlebihan bisa mengurangi jumlah peserta tanpa menambah kualitas hasil.

Rancangan kontrak

Memuat jadwal, termin pembayaran berdasarkan capaian, ketentuan serah terima, masa garansi, kepemilikan kode sumber, dan kewajiban kerahasiaan data.

Tips menyusun KAK aplikasi yang jelas

KAK aplikasi yang baik membantu penyedia memberi penawaran yang akurat dan memudahkan tim Anda memeriksa hasil. Gunakan daftar periksa berikut:

• Masalah yang ingin diselesaikan: tulis kondisi saat ini dan dampaknya, bukan hanya nama aplikasi.
• Daftar pengguna dan peran: misalnya operator, verifikator, pimpinan, dan masyarakat.
• Daftar modul dan fitur inti: pisahkan yang wajib dan yang diharapkan.
• Alur proses: lampirkan diagram sederhana atau langkah kerja yang sekarang berjalan.
• Integrasi: sistem lain yang harus terhubung, termasuk aplikasi pusat atau layanan SPBE.
• Keamanan dan data pribadi: hak akses, pencatatan aktivitas, enkripsi, dan backup.
• Infrastruktur: di mana aplikasi dipasang, misalnya pusat data instansi atau cloud yang diizinkan.
• Keluaran: kode sumber, dokumentasi teknis, manual pengguna, dan pelatihan.
• Kriteria penerimaan: skenario uji yang harus lolos saat UAT.
• Garansi dan pemeliharaan: lama garansi dan apa yang dicakup.

Perhatikan juga cara menulis kebutuhan. Kalimat seperti "aplikasi dapat mengelola data aset" terlalu umum. Bandingkan dengan "operator dapat mencatat aset beserta lokasi, kondisi, dan foto, lalu pimpinan dapat melihat rekap per unit kerja dan mengunduhnya dalam format spreadsheet". Kalimat kedua jelas siapa melakukan apa dan hasilnya apa, sehingga mudah diperkirakan biayanya dan diuji saat serah terima.

Hindari menulis KAK dengan menyalin dari instansi lain tanpa penyesuaian. Alur kerja tiap instansi berbeda, dan perbedaan kecil sering menjadi sumber perubahan pekerjaan di tengah jalan.

Setelah KAK tersusun, uji dokumen itu dengan pertanyaan sederhana: apakah dua penyedia berbeda akan memahami pekerjaan yang sama dari dokumen ini? Bila jawabannya ragu, berarti masih ada bagian yang perlu diperjelas, misalnya jumlah pengguna, volume data, atau rincian laporan yang diharapkan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Ruang lingkup terlalu luas untuk waktu yang tersedia, terutama bila anggaran baru cair di pertengahan tahun.
• Tidak ada kriteria penerimaan yang terukur, sehingga serah terima menjadi perdebatan.
• Kepemilikan kode sumber dan akses server tidak diatur.
• Tidak ada anggaran pemeliharaan di tahun berikutnya.
• Integrasi dengan aplikasi lain baru dibahas setelah kontrak berjalan.

Untuk proyek besar, pertimbangkan pembagian tahap: tahun pertama untuk modul inti, tahun berikutnya untuk pengembangan. Cara ini lebih realistis daripada memaksakan semua fitur dalam satu tahun anggaran. Pembahasan terkait ada di artikel aplikasi SPBE pemerintah daerah dan keamanan website instansi pemerintah.

Libatkan juga calon pengguna saat menyusun KAK. Operator dan verifikator biasanya paling paham kendala di lapangan, sehingga masukan mereka mencegah fitur penting terlewat dan mengurangi perubahan pekerjaan setelah kontrak ditandatangani.

Menyiapkan referensi harga untuk HPS

Saat mengumpulkan pembanding harga, mintalah penawaran yang dirinci per modul dan per tahap, bukan satu angka total. Rincian ini membantu PPK menilai kewajaran dan menyusun HPS. Sebagai salah satu referensi, pengembangan sistem informasi di Rajonet berkisar Rp35 juta sampai Rp500 juta dengan waktu 2 sampai 12 bulan, belum termasuk PPN 11%, tergantung jumlah modul dan integrasi.

Rajonet berpengalaman mengerjakan sistem untuk kementerian dan pemerintah daerah, dengan mekanisme pembayaran yang menyesuaikan aturan pengadaan yang berlaku. Contohnya sistem pengelolaan kinerja untuk Kementerian Keuangan dan sistem sarana prasarana untuk Dinas Pendidikan Kota Bekasi.

Langkah berikutnya

Mulailah dari rumusan masalah dan daftar pengguna, lalu kembangkan menjadi KAK. Bila perlu, minta masukan teknis dari calon penyedia sebelum dokumen final disusun.

• Baca cara memilih vendor website dan sistem informasi untuk instansi.
• Pelajari layanan sistem informasi pemerintahan.
• Diskusikan kebutuhan dan rancangan KAK Anda lewat konsultasi gratis.