Rekam Medis Elektronik Klinik: Kewajiban, SATUSEHAT, dan Fitur Penting

Rekam medis elektronik klinik adalah pencatatan riwayat medis pasien secara digital, dan hukumnya wajib bagi fasilitas pelayanan kesehatan termasuk klinik. Kewajiban ini diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, dengan batas waktu peralihan paling lambat 31 Desember 2023. Artinya, klinik yang masih memakai berkas kertas sebaiknya segera beralih.

Artikel ini membahas dasar kewajibannya, gambaran integrasi dengan SATUSEHAT, fitur yang perlu ada di sistem klinik, dan cara memilih antara aplikasi siap pakai atau sistem yang dibuat khusus.

Dasar kewajiban rekam medis elektronik

Permenkes 24 Tahun 2022 mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) menyelenggarakan rekam medis secara elektronik. Cakupannya luas: rumah sakit, puskesmas, klinik, praktik mandiri tenaga kesehatan, laboratorium, apotek, dan fasyankes lain. Masa peralihan ke sistem elektronik ditetapkan paling lambat 31 Desember 2023.

Peraturan ini juga menekankan keamanan dan kerahasiaan data, serta interoperabilitas, yaitu kemampuan sistem untuk bertukar data dengan sistem lain sesuai standar Kementerian Kesehatan. Rincian teknis dan sanksinya sebaiknya Anda baca langsung dari teks resmi peraturan dan surat edaran Kementerian Kesehatan yang berlaku.

Catatan: artikel ini bersifat informasi umum. Untuk kepastian kepatuhan, rujuk teks resmi Permenkes 24 Tahun 2022 dan pedoman terbaru dari Kementerian Kesehatan atau dinas kesehatan setempat.

Bagi klinik, manfaatnya tidak hanya soal kepatuhan. Riwayat pasien lebih mudah dicari, tulisan resep tidak lagi salah dibaca, dan laporan bulanan bisa dibuat tanpa menghitung ulang berkas satu per satu.

Integrasi dengan SATUSEHAT secara umum

SATUSEHAT adalah platform interoperabilitas data kesehatan milik Kementerian Kesehatan. Kementerian Kesehatan mengajak fasyankes dan penyedia sistem rekam medis elektronik untuk mendaftar dan terhubung ke platform ini, dan menyediakan daftar penyedia sistem yang sudah terintegrasi di portal SATUSEHAT.

Secara garis besar, integrasi berjalan seperti ini:

1. Klinik mendaftarkan diri dan memperoleh kredensial akses dari SATUSEHAT.
2. Sistem klinik dipetakan ke standar data yang ditetapkan, misalnya data pasien, kunjungan, diagnosis, tindakan, dan obat.
3. Pengembang menguji pengiriman data di lingkungan uji coba sebelum masuk ke lingkungan produksi.
4. Setelah lolos, data kunjungan dikirim secara rutin dari sistem klinik ke SATUSEHAT.

Hal yang penting dipahami: integrasi bukan sekadar tombol kirim. Data di sistem klinik harus rapi sejak awal, misalnya identitas pasien yang valid, kode diagnosis yang konsisten, dan data tenaga kesehatan yang lengkap. Kualitas data inilah yang paling sering menghambat integrasi.

Fitur penting sistem rekam medis elektronik klinik

Gunakan tabel berikut sebagai daftar periksa saat menilai aplikasi atau menyusun kebutuhan sistem:

Modul khusus sesuai jenis klinik

Klinik spesialis biasanya membutuhkan formulir pemeriksaan yang berbeda dari klinik umum. Klinik mata, gigi, atau kecantikan misalnya punya data pemeriksaan dan tindakan yang khas. Aplikasi umum sering tidak menampung kebutuhan ini dengan baik, sehingga petugas kembali mencatat di kertas.

Rajonet pernah mengembangkan sistem aplikasi klinik mata di Tangerang Selatan, contoh sistem yang dirancang mengikuti alur kerja klinik spesialis.

Pertimbangkan juga kebutuhan pasien. Fitur seperti pendaftaran daring, pengingat jadwal kontrol, dan ringkasan hasil pemeriksaan bisa mengurangi antrean di loket. Fitur ini sebaiknya ditambahkan setelah fitur inti berjalan stabil, agar petugas tidak terbebani terlalu banyak perubahan sekaligus.

Keamanan dan kerahasiaan data pasien

Data kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dan perlu perlindungan lebih. Minimal, sistem rekam medis elektronik perlu memenuhi hal berikut:

• Login per pengguna, bukan akun bersama untuk satu ruangan.
• Hak akses sesuai peran dan pencatatan aktivitas.
• Koneksi terenkripsi (HTTPS) dan kata sandi yang disimpan secara aman.
• Backup terjadwal di lokasi terpisah dan uji pemulihan berkala.
• Prosedur bila terjadi kebocoran data.

Bila sistem dipasang di server sendiri, pastikan ada pihak yang bertanggung jawab atas pembaruan keamanan dan pemantauan. Bila memakai cloud, pilih penyedia dan lokasi pusat data yang sesuai ketentuan yang berlaku.

Pembahasan kewajiban pelindungan data pribadi ada di artikel UU PDP untuk sistem informasi.

Tahapan beralih ke rekam medis elektronik

Peralihan dari kertas ke sistem elektronik lebih lancar bila dilakukan bertahap dan melibatkan petugas sejak awal.

1. Petakan alur kerja: catat langkah pasien dari pendaftaran, pemeriksaan, farmasi, sampai pembayaran.
2. Kumpulkan formulir: kumpulkan semua formulir kertas yang dipakai, lalu tentukan mana yang perlu dibuat versi digitalnya.
3. Siapkan perangkat dan jaringan: komputer atau tablet di setiap ruang layanan, koneksi internet yang stabil, dan cadangan bila jaringan terputus.
4. Uji coba terbatas: jalankan sistem di satu poli atau satu shift lebih dulu, lalu perbaiki kendala yang muncul.
5. Latih petugas: dokter, perawat, farmasi, dan kasir dilatih sesuai perannya masing-masing.
6. Berlakukan penuh: setelah stabil, hentikan pencatatan ganda di kertas agar data tidak terpecah.

Tetapkan juga satu penanggung jawab di klinik yang menjadi penghubung dengan penyedia sistem. Peran ini penting untuk mengumpulkan masukan petugas dan memantau kelancaran pengiriman data ke SATUSEHAT.

Aplikasi siap pakai atau sistem khusus?

Aplikasi siap pakai dengan langganan bulanan cocok untuk klinik umum kecil yang alurnya standar. Biaya awal rendah dan bisa cepat dipakai. Kekurangannya, penyesuaian terbatas dan data berada di server penyedia.

Sistem yang dibuat khusus lebih cocok bila klinik memiliki alur spesialis, beberapa cabang, atau perlu terhubung dengan sistem lain milik grup usaha. Pengembangan sistem informasi di Rajonet berada di kisaran Rp35 juta sampai Rp500 juta dengan waktu 2 sampai 12 bulan, belum termasuk PPN 11%. Sistem klinik dengan beberapa modul inti umumnya masuk kategori menengah, sekitar Rp90 juta sampai Rp180 juta, dan angka pasti ditetapkan setelah analisis kebutuhan.

Saat membandingkan, hitung juga biaya jangka panjang. Langganan bulanan yang tampak murah bisa menjadi besar setelah beberapa tahun, terutama bila tarifnya dihitung per pengguna atau per cabang. Sebaliknya, sistem khusus membutuhkan anggaran pemeliharaan dan server.

Apa pun pilihannya, pastikan penyedia sanggup menangani integrasi SATUSEHAT, menyediakan ekspor data, dan menjelaskan siapa yang memiliki data bila kerja sama berakhir.

Langkah berikutnya

Petakan alur pasien di klinik Anda dari pendaftaran sampai pembayaran, lalu tandai formulir yang paling sering dipakai. Peta ini menjadi dasar memilih aplikasi atau menyusun kebutuhan sistem.

• Pelajari layanan jasa pembuatan sistem informasi untuk fasilitas kesehatan.
• Baca tahapan pembuatan sistem informasi agar proses pengembangan lebih terarah.
• Diskusikan kebutuhan klinik Anda lewat konsultasi gratis.