Cara Memilih Vendor Website dan Sistem Informasi untuk Instansi Pemerintah
Website dan sistem instansi akan dipakai bertahun-tahun. Berikut hal yang perlu diperiksa sebelum memilih vendor.
Memilih vendor website instansi pemerintah dan sistem informasi bukan sekadar membandingkan harga. Panduan ini merangkum hal yang perlu diperiksa agar website dan sistem instansi aman, mudah dikelola, dan dapat terus dikembangkan.
Website dan sistem informasi instansi melayani masyarakat dan dipakai lintas periode kepemimpinan. Memilih vendor yang tepat sejak awal mencegah masalah seperti sistem yang tidak bisa dikembangkan, data yang tidak bisa dipindahkan, atau ketergantungan penuh pada satu orang.
1. Periksa pengalaman yang relevan
Minta contoh pekerjaan untuk instansi dengan kebutuhan serupa, dan bila memungkinkan, buka langsung hasilnya. Rajonet misalnya menampilkan pekerjaan untuk Kementerian LHK, Kementerian Kesehatan, dan Dinas Pendidikan Kota Bekasi di halaman portofolio.
2. Pastikan ruang lingkup tertulis jelas
Daftar halaman, modul, fitur, jumlah akun, dan batasan pekerjaan sebaiknya tertulis di perjanjian kerja. Ini memudahkan pemeriksaan hasil saat serah terima.
3. Tanyakan soal keamanan dan hosting
- Di mana sistem akan dipasang: server instansi atau cloud?
- Bagaimana backup dilakukan dan seberapa sering?
- Apakah ada hak akses per peran dan jejak audit?
4. Pastikan kepemilikan dan dokumentasi
Source code, akun admin, dan dokumentasi harus diserahkan agar instansi tidak terkunci pada satu vendor. Tanyakan juga panduan pengguna dan pelatihan operator.
5. Rencanakan dukungan setelah rilis
Tanyakan masa garansi, cakupan pemeliharaan, dan waktu tanggap bila terjadi gangguan.
Daftar periksa singkat
| Aspek | Pertanyaan untuk vendor |
|---|---|
| Pengalaman | Pernahkah mengerjakan instansi dengan kebutuhan serupa? Bisakah kami melihat hasilnya? |
| Ruang lingkup | Apa saja yang termasuk dan tidak termasuk? Bagaimana perubahan ruang lingkup ditangani? |
| Keamanan | Bagaimana pengamanan akun admin, backup, dan pembaruan keamanan? |
| Kepemilikan | Apakah source code, akun, dan dokumentasi diserahkan penuh? |
| Dukungan | Berapa lama garansi, dan berapa waktu tanggap saat terjadi gangguan? |
| Kemandirian | Apakah tim kami dilatih dan mendapat panduan tertulis? |
Tanda-tanda yang perlu diwaspadai
- Penawaran tanpa rincian ruang lingkup tertulis.
- Vendor tidak bersedia menyerahkan source code atau akses server.
- Tidak ada contoh pekerjaan yang dapat dibuka langsung.
- Tidak ada rencana pelatihan dan dokumentasi.
Langkah berikutnya
Pelajari jasa pembuatan website instansi pemerintah dan sistem informasi pemerintahan dari Rajonet, atau ajukan konsultasi gratis untuk membahas kebutuhan unit kerja Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah website instansi harus dipasang di server instansi?
Tergantung kebijakan instansi. Website dan sistem dapat dipasang di server milik instansi atau di cloud, dengan pengamanan dan backup yang disepakati.
Apa yang harus diserahkan vendor saat proyek selesai?
Source code, akses admin, dokumentasi teknis, panduan pengguna, dan berita acara serah terima.