Aplikasi SPBE Pemerintah Daerah: Aturan, Jenis, dan Persiapannya

Aplikasi SPBE pemerintah daerah adalah aplikasi yang dipakai pemda dan perangkat daerahnya untuk menjalankan administrasi pemerintahan dan layanan publik secara elektronik, mengikuti kerangka Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Prinsip utamanya: gunakan aplikasi umum bila tersedia, bangun aplikasi khusus hanya untuk kebutuhan yang benar-benar khas daerah, dan pastikan semuanya bisa saling bertukar data.

Panduan ini merangkum dasar hukum, jenis aplikasi, dan langkah persiapan yang perlu dilakukan dinas sebelum memulai pengadaan.

Dasar hukum SPBE yang perlu dipahami

Acuan utama SPBE adalah Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Perpres ini mengatur tata kelola, manajemen, layanan, dan arsitektur SPBE untuk instansi pusat dan pemerintah daerah.

Beberapa konsep penting dari Perpres tersebut:

• Arsitektur SPBE: kerangka dasar yang menggambarkan integrasi proses bisnis, data dan informasi, infrastruktur, aplikasi, keamanan, dan layanan.
• Peta Rencana SPBE: dokumen arah dan langkah penyiapan serta pelaksanaan SPBE yang terintegrasi.
• Layanan SPBE: terdiri dari layanan administrasi pemerintahan dan layanan publik.
• Manajemen SPBE: antara lain manajemen risiko, keamanan informasi, data, aset TIK, sumber daya manusia, pengetahuan, perubahan, dan layanan.

Selain itu, terbit Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2023 tentang Percepatan Transformasi Digital dan Keterpaduan Layanan Digital Nasional, yang menekankan keterpaduan layanan digital antarinstansi. Banyak daerah juga menerbitkan peraturan kepala daerah tentang SPBE di wilayahnya, jadi periksa juga regulasi lokal yang berlaku.

Aplikasi umum vs aplikasi khusus

Perpres 95/2018 membedakan dua jenis aplikasi SPBE. Perbedaan ini menentukan apakah daerah boleh membangun aplikasi sendiri.

Artinya, sebelum membangun, dinas perlu memastikan fungsi yang dibutuhkan belum tersedia sebagai aplikasi umum. Bila sudah ada, pembangunan aplikasi serupa hanya dimungkinkan dengan syarat tertentu yang diatur dalam Perpres.

Interoperabilitas: aplikasi harus bisa berbicara satu sama lain

Salah satu masalah klasik pemda adalah banyaknya aplikasi yang berdiri sendiri. Setiap dinas punya aplikasi, tetapi datanya tidak bisa dipakai dinas lain. Pegawai akhirnya mengetik ulang data yang sama di beberapa tempat.

Perpres 95/2018 memasukkan interoperabilitas sebagai salah satu prinsip SPBE, yaitu koordinasi dan kolaborasi antarproses bisnis dan antarsistem elektronik untuk bertukar data, informasi, atau layanan. Dalam praktik, ini berarti:

• Aplikasi menyediakan API yang terdokumentasi, bukan hanya tampilan untuk pengguna.
• Kode referensi seperti wilayah, satuan kerja, dan jenis layanan mengikuti standar yang sama.
• Data induk, misalnya data penduduk atau pegawai, diambil dari sumber resmi, bukan diinput ulang.
• Pertukaran data dicatat dan diamankan, termasuk hak akses dan enkripsi.

Saat menyusun kerangka acuan kerja, cantumkan kebutuhan interoperabilitas secara eksplisit agar vendor merancangnya sejak awal. Contohnya, sebutkan sistem mana yang harus dihubungkan, data apa yang dipertukarkan, dan format pertukarannya. Kebutuhan yang tertulis jelas jauh lebih mudah diuji saat serah terima dibanding sekadar kalimat "dapat terintegrasi".

Persiapan pemda dan dinas sebelum membangun

Aplikasi yang berhasil jarang dimulai dari pertanyaan "aplikasi apa yang mau dibuat". Biasanya dimulai dari pemetaan masalah layanan. Berikut daftar periksa persiapan.

1. Petakan proses bisnis. Tulis alur layanan saat ini, siapa yang terlibat, dan di mana terjadi hambatan.
2. Cek arsitektur dan peta rencana SPBE daerah. Pastikan aplikasi yang direncanakan sejalan dengan dokumen yang sudah ada di daerah Anda.
3. Inventarisasi aplikasi yang ada. Hindari membangun fungsi yang sudah tersedia sebagai aplikasi umum atau di dinas lain.
4. Koordinasi dengan dinas kominfo setempat. Biasanya dinas ini mengelola pusat data, domain, dan standar keamanan daerah.
5. Tentukan data yang dibutuhkan. Identifikasi data mana yang dikelola sendiri dan mana yang diambil dari sistem lain.
6. Siapkan tim internal. Tunjuk pemilik proses bisnis dan admin yang akan mengelola aplikasi setelah rilis.
7. Rencanakan anggaran pemeliharaan. Aplikasi yang tidak dianggarkan pemeliharaannya cepat usang dan rentan.

Kesalahan yang sering terjadi

Kesalahan paling umum adalah memulai dari keinginan memiliki aplikasi baru, bukan dari masalah layanan. Akibatnya, aplikasi selesai dibangun tetapi jarang dipakai karena tidak menjawab kebutuhan petugas maupun warga.

Kesalahan berikutnya adalah tidak menganggarkan pemeliharaan dan tidak menyiapkan admin internal. Aplikasi yang ditinggal tanpa pembaruan keamanan dan tanpa penanggung jawab cepat menjadi beban, bahkan menjadi celah keamanan bagi jaringan daerah.

Kesalahan ketiga adalah menyimpan aplikasi di server yang tidak dikelola dengan baik. Koordinasikan sejak awal apakah aplikasi akan ditempatkan di pusat data daerah atau layanan lain yang disetujui, termasuk kebijakan backup dan pemulihannya. Panduan pengamanannya ada di keamanan website instansi pemerintah.

Untuk melihat contoh pemanfaatan aplikasi bagi layanan warga, baca juga digitalisasi layanan publik.

Peran vendor dalam proyek aplikasi SPBE

Vendor bukan pengganti tata kelola SPBE di daerah. Keputusan tentang arsitektur, standar data, dan prioritas tetap ada di pemda. Peran vendor yang sehat adalah membantu menerjemahkan kebutuhan itu menjadi aplikasi yang berjalan baik.

Hal yang wajar Anda harapkan dari vendor:

• Analisis kebutuhan bersama pemilik proses bisnis, bukan hanya mengikuti daftar fitur.
• Rancangan yang mengikuti standar interoperabilitas dan keamanan daerah.
• Dokumentasi teknis, manual pengguna, dan dokumentasi API.
• Pengujian bersama (UAT), pelatihan, dan serah terima source code sesuai kontrak.
• Dukungan setelah rilis dengan cakupan yang jelas.

Rajonet pernah mengerjakan sistem untuk instansi pemerintah, seperti sistem pengelolaan kinerja di Kementerian Keuangan dan sistem informasi sarana dan prasarana Dinas Pendidikan Kota Bekasi. Pengalaman seperti ini membantu memahami ritme kerja dan kebutuhan dokumen di lingkungan pemerintahan.

Gambaran biaya dan waktu

Biaya aplikasi sangat bergantung pada jumlah modul, integrasi, dan jumlah pengguna. Sebagai acuan, pengembangan sistem informasi di Rajonet berada di kisaran Rp35 juta sampai Rp500 juta, belum termasuk PPN 11%. Aplikasi sederhana dengan 1 sampai 3 modul dimulai dari Rp35 juta sampai Rp60 juta, sementara aplikasi menengah dengan 4 sampai 8 modul berada di kisaran Rp90 juta sampai Rp180 juta.

Untuk mekanisme pengadaannya, termasuk dokumen yang perlu disiapkan, lihat pengadaan aplikasi pemerintah.

Langkah berikutnya

Mulailah dengan memetakan satu layanan yang paling sering dikeluhkan, lalu periksa apakah sudah ada aplikasi umum untuk fungsi tersebut. Bila memang perlu aplikasi khusus, siapkan kebutuhan interoperabilitasnya sejak awal. Anda dapat berdiskusi dengan tim kami melalui konsultasi gratis tanpa komitmen.

• Pelajari layanan pembuatan sistem informasi pemerintahan.
• Baca panduan memilih vendor untuk instansi pemerintah.
• Ajukan konsultasi melalui halaman kontak.