Migrasi Data dari Sistem Lama atau Excel: Langkah Aman dan Kesalahan Umum

Migrasi data adalah proses memindahkan data dari sistem lama, Excel, atau berkas lain ke sistem baru dengan struktur yang benar dan tanpa kehilangan isi. Kunci keberhasilannya bukan pada alat yang dipakai, melainkan pada pembersihan data, pemetaan kolom yang teliti, uji coba bertahap, dan validasi bersama pemilik data.

Poin penting

• Mulai dari inventarisasi: data apa saja, di mana, berapa banyak, dan siapa pemiliknya.
• Sebagian besar waktu migrasi habis untuk membersihkan data, bukan memindahkannya.
• Lakukan uji migrasi pada sebagian data sebelum migrasi penuh.
• Simpan salinan data lama dan laporan migrasi sebagai pegangan.

Mengapa migrasi data sering bermasalah

Data lama biasanya tumbuh bertahun-tahun tanpa aturan yang ketat. Nama kolom berubah, satu orang tercatat dua kali dengan ejaan berbeda, tanggal ditulis dalam beberapa format, dan sebagian keterangan disimpan di kolom catatan. Sistem baru umumnya lebih ketat, sehingga data yang tidak rapi akan ditolak atau, lebih buruk, masuk dengan arti yang keliru.

Langkah migrasi yang aman

1. Inventarisasi semua sumber data, termasuk berkas Excel yang disimpan di komputer pribadi staf.
2. Tentukan ruang lingkup: data mana yang dipindahkan, mana yang cukup diarsipkan.
3. Bersihkan data: hapus duplikat, seragamkan format tanggal dan nama, lengkapi data wajib.
4. Petakan kolom dari sumber ke sistem baru, termasuk aturan konversi kode dan status.
5. Uji migrasi dengan sebagian data, lalu periksa hasilnya bersama pemilik data.
6. Migrasi penuh pada waktu yang disepakati, sebaiknya saat transaksi sedang sepi.
7. Validasi: bandingkan jumlah data, total nilai, dan sampel acak antara sumber dan sistem baru.
8. Bekukan sistem lama dalam mode baca agar tidak ada data baru yang tercecer.

Memeriksa hasil migrasi

Pemeriksaan sebaiknya memakai beberapa cara sekaligus:

• Jumlah baris per jenis data di sumber dan di sistem baru sama.
• Total angka penting, misalnya total tagihan atau jumlah aset, sama.
• Sampel acak diperiksa satu per satu oleh pemilik data.
• Laporan yang biasa dipakai pimpinan menghasilkan angka yang sama dengan laporan lama.

Kesalahan umum

• Migrasi dilakukan tanpa membersihkan data, sehingga masalah lama pindah ke sistem baru.
• Sistem lama tetap dipakai berdampingan terlalu lama tanpa aturan, sehingga data terpecah.
• Tidak ada salinan cadangan sebelum migrasi.
• Pemilik data tidak dilibatkan dalam validasi.
• Data pribadi dikirim lewat email atau aplikasi chat tanpa perlindungan.

Perlindungan data selama migrasi

Data yang dipindahkan sering berisi data pribadi. Kirim berkas melalui saluran terenkripsi, batasi siapa yang memegang salinan, dan hapus salinan sementara setelah migrasi selesai. Prinsip ini sejalan dengan kewajiban dalam UU Pelindungan Data Pribadi.

Contoh aturan pembersihan data

Sepakati aturan tertulis sebelum pembersihan dimulai, misalnya:

• Nama ditulis dengan huruf kapital di awal kata, tanpa gelar di kolom nama.
• Tanggal memakai satu format, misalnya tahun-bulan-hari.
• Nomor telepon disimpan dengan kode negara.
• Data ganda digabung dengan memilih data terbaru, setelah dicek pemilik data.
• Kolom wajib yang kosong ditandai untuk dilengkapi, bukan diisi asal.

Aturan tertulis memastikan semua orang yang membersihkan data bekerja dengan cara yang sama dan hasilnya konsisten.

Strategi peralihan

Ada dua pilihan umum untuk beralih dari sistem lama:

• Peralihan sekaligus: pada tanggal tertentu sistem lama berhenti dan sistem baru dipakai penuh. Lebih sederhana, tetapi butuh persiapan matang dan rencana cadangan.
• Peralihan bertahap: per unit atau per modul. Risiko lebih kecil, tetapi perlu aturan yang jelas tentang data mana yang dicatat di sistem mana selama masa transisi.

Pilihan bergantung pada ukuran organisasi dan seberapa kritis sistemnya. Untuk sistem keuangan atau akademik, pilih tanggal peralihan di awal periode, misalnya awal semester atau awal tahun anggaran, agar laporan tidak terpecah di tengah periode.

Rencana cadangan

Siapkan langkah kembali bila migrasi penuh mengalami masalah serius: cadangan lengkap sistem lama, batas waktu keputusan untuk kembali, dan siapa yang berwenang memutuskan. Rencana ini jarang dipakai, tetapi keberadaannya membuat semua pihak lebih tenang.

Migrasi data termasuk dalam tahapan pembuatan sistem informasi dan sebaiknya direncanakan sejak awal proyek, bukan menjelang serah terima.