Pembuatan Website Desa: Isi Wajib, Fitur Layanan, dan Cara Mengelolanya

Pembuatan website desa sebaiknya berangkat dari dua tujuan: membuka informasi pemerintahan desa kepada warga dan mempermudah layanan sehari-hari. Isi minimalnya adalah profil desa, struktur perangkat, anggaran dan realisasi, berita kegiatan, produk hukum desa, serta informasi layanan administrasi. Website yang berhasil bukan yang paling canggih, tetapi yang rutin diperbarui oleh perangkat desa sendiri.

Panduan ini membahas dasar keterbukaan informasi desa, isi yang perlu ada, fitur layanan warga, pembagian tugas pengelolaan, dan hal yang perlu diperhatikan saat memilih penyedia jasa.

Mengapa desa perlu website sendiri

Pemerintah desa termasuk badan publik yang wajib membuka informasi sesuai Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Komisi Informasi juga telah menerbitkan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa sebagai pedoman layanan informasi di tingkat desa.

Papan pengumuman di balai desa tetap penting, tetapi jangkauannya terbatas. Website memungkinkan warga yang merantau, investor, dan pemerintah daerah melihat informasi yang sama kapan saja. Media sosial juga membantu, namun unggahannya cepat tenggelam dan sulit dijadikan arsip resmi.

Manfaat praktisnya cukup nyata:

• Warga tidak perlu datang ke kantor desa hanya untuk menanyakan syarat surat.
• Penggunaan anggaran dapat dilihat publik, sehingga kepercayaan warga meningkat.
• Potensi desa seperti wisata, produk UMKM, dan BUMDes lebih mudah dikenal.
• Dokumen resmi tersimpan rapi dan mudah dicari kembali.

Isi yang perlu ada di website desa

Susun isi website berdasarkan pertanyaan yang paling sering diajukan warga. Tabel berikut dapat dipakai sebagai daftar periksa awal.

Bagian transparansi anggaran sebaiknya tidak hanya berisi file pindaian. Tambahkan ringkasan dalam bentuk tabel atau infografis sederhana agar warga awam mudah memahami ke mana dana desa digunakan.

Fitur layanan warga yang bisa ditambahkan

Setelah informasi dasar tersedia, desa bisa menambah fitur layanan secara bertahap. Mulailah dari yang paling sering dibutuhkan warga.

Permohonan surat online

Warga mengisi formulir permohonan surat keterangan, lalu operator memproses dan memberi kabar saat surat siap diambil. Fitur ini menghemat waktu warga, terutama yang bekerja di luar desa. Pastikan data kependudukan yang dikirim warga disimpan dengan aman dan hanya bisa diakses petugas.

Pengaduan dan aspirasi

Formulir pengaduan dengan nomor tiket membuat warga tahu bahwa laporannya diterima dan sedang ditindaklanjuti. Tampilkan juga rekap jumlah pengaduan yang selesai sebagai bentuk akuntabilitas.

Katalog UMKM dan wisata

Halaman katalog sederhana dengan foto, deskripsi, dan tombol WhatsApp penjual sudah cukup membantu pemasaran. Desa tidak harus membangun toko online penuh di tahap awal.

Statistik desa

Data penduduk berdasarkan usia, pekerjaan, atau pendidikan dapat ditampilkan dalam grafik. Gunakan data agregat saja, jangan menampilkan data perorangan seperti NIK atau alamat lengkap warga.

Fitur yang melibatkan data pribadi warga perlu dirancang dengan hati-hati. Bacaan pendamping yang relevan: UU PDP untuk sistem informasi dan digitalisasi layanan publik.

Pengelolaan oleh perangkat desa

Banyak website desa terbengkalai bukan karena teknologinya, tetapi karena tidak ada pembagian tugas yang jelas. Sebelum website diluncurkan, tetapkan siapa mengerjakan apa.

Bentuk tim kecil

• Penanggung jawab: sekretaris desa atau pejabat yang ditunjuk kepala desa, menyetujui informasi sebelum tayang.
• Operator konten: satu atau dua perangkat desa yang mengunggah berita, dokumen, dan foto.
• Petugas layanan: memantau permohonan surat dan pengaduan yang masuk.
• Cadangan: minimal satu orang lain yang sudah dilatih, agar website tetap berjalan saat terjadi pergantian perangkat.

Buat jadwal dan aturan sederhana

Tetapkan jadwal minimal, misalnya dua berita per bulan dan pembaruan anggaran setiap semester. Buat aturan penamaan file dokumen dan format foto agar arsip tetap rapi. Catat juga siapa yang berwenang menghapus atau mengubah informasi resmi.

Jaga keamanan akun

Setiap operator memakai akun sendiri dengan kata sandi kuat, bukan satu akun bersama. Saat ada perangkat desa yang berhenti, akunnya segera dinonaktifkan.

Website pemerintahan sering menjadi sasaran peretasan, jadi pembaruan sistem dan backup rutin wajib dijadwalkan. Penjelasan lebih lengkap ada di artikel keamanan website instansi pemerintah.

Tahapan pembuatan website desa

Agar proses berjalan tertib dan hasilnya benar-benar dipakai, ikuti tahapan berikut.

1. Musyawarahkan kebutuhan. Bahas tujuan website dan fitur prioritas bersama kepala desa, perangkat, dan BPD, lalu catat hasilnya.
2. Kumpulkan materi. Siapkan profil desa, data wilayah, struktur perangkat, dokumen APBDes, peraturan desa, foto kegiatan, dan daftar layanan surat beserta syaratnya.
3. Siapkan domain dan hosting. Daftarkan domain atas nama pemerintah desa dan simpan data aksesnya di tempat yang aman.
4. Desain dan pengisian awal. Penyedia jasa menyusun tampilan, perangkat desa memeriksa kebenaran isi sebelum tayang.
5. Pelatihan operator. Operator mencoba sendiri mengunggah berita, dokumen, dan menanggapi pengaduan.
6. Peluncuran dan sosialisasi. Umumkan alamat website di balai desa, grup warga, dan media sosial desa.
7. Evaluasi berkala. Setiap beberapa bulan, tinjau halaman yang paling sering dibuka dan pertanyaan warga yang belum terjawab.

Hal yang perlu diperhatikan saat memilih penyedia jasa

Desa bisa memakai platform yang disediakan pemerintah daerah atau membangun website sendiri bersama penyedia jasa. Bila memilih penyedia jasa, perhatikan hal berikut.

• Domain dan hosting atas nama desa. Domain desa umumnya memakai akhiran desa.id. Pastikan akun pengelolanya dipegang desa, bukan pribadi.
• Panel admin yang mudah. Minta demo dan coba sendiri mengunggah berita sebelum sepakat.
• Pelatihan operator. Pastikan ada pelatihan langsung dan panduan tertulis.
• Biaya tahunan jelas. Tanyakan biaya perpanjangan domain, hosting, dan pemeliharaan agar bisa dianggarkan setiap tahun.
• Penyerahan akses. Semua akses admin, hosting, dan domain diserahkan kepada desa saat serah terima.
• Kesesuaian pengadaan. Ikuti aturan pengadaan barang dan jasa desa yang berlaku di daerah Anda.

Dari sisi biaya, website desa dengan fitur informasi dan CMS setara website company profile. Di Rajonet, kisarannya Rp7,5 juta sampai Rp35 juta dengan waktu pengerjaan sekitar 1 sampai 2 bulan, belum termasuk PPN 11%. Fitur layanan seperti permohonan surat online dan pengaduan bertiket masuk kategori sistem informasi dan dihitung terpisah, mulai Rp35 juta.

Rajonet berpengalaman membangun website dan sistem untuk instansi pemerintah, misalnya website Ruang Benih untuk Kementerian LHK. Pengalaman seperti ini relevan karena kebutuhan dasarnya serupa: informasi publik yang mudah diakses dan panel admin yang dipakai petugas sehari-hari.

Langkah berikutnya

Mulailah dengan menyusun daftar isi dan tim pengelola, lalu tentukan fitur layanan yang paling dibutuhkan warga. Untuk melihat ruang lingkup layanan, buka halaman jasa pembuatan website instansi pemerintah dan baca cara memilih vendor website instansi. Bila ingin mendiskusikan kebutuhan desa Anda, silakan ajukan konsultasi gratis.