Cara Memilih SIAKAD untuk Kampus dan Sekolah: Kriteria dan Daftar Periksa

Cara memilih SIAKAD yang tepat dimulai dari alur akademik Anda sendiri, bukan dari daftar fitur vendor. Sistem informasi akademik yang baik harus menangani KRS, nilai, jadwal, dan keuangan dengan lancar, mudah dipakai mahasiswa dan dosen, terhubung dengan pelaporan seperti PDDikti untuk perguruan tinggi, serta didukung vendor yang responsif setelah rilis.

Berikut kriteria yang perlu Anda nilai, baik untuk kampus maupun sekolah, beserta daftar periksa yang bisa dibawa ke rapat pemilihan vendor.

Apa itu SIAKAD dan siapa penggunanya

SIAKAD adalah sistem yang mengelola seluruh siklus akademik, dari penerimaan, perkuliahan atau pembelajaran, penilaian, sampai kelulusan. Penggunanya beragam: mahasiswa atau siswa, dosen atau guru, staf akademik, bagian keuangan, dan pimpinan.

Karena dipakai banyak pihak setiap hari, kesalahan memilih SIAKAD terasa langsung. Antrean saat masa KRS, nilai yang terlambat terbit, atau laporan yang harus direkap manual adalah tanda sistem tidak cocok dengan kebutuhan.

Kebutuhan kampus dan sekolah juga berbeda. Kampus berurusan dengan SKS, KRS, dosen wali, dan pelaporan PDDikti. Sekolah lebih banyak mengelola kelas, wali kelas, rapor per semester, dan komunikasi dengan orang tua. Lembaga nonformal seperti homeschooling dan PKBM sering punya pola jadwal dan penilaian yang lebih fleksibel. Pastikan sistem yang dipilih memang dirancang untuk jenis lembaga Anda.

Kriteria fungsional yang wajib dinilai

1. Kurikulum dan KRS

Pastikan sistem mendukung struktur kurikulum Anda, termasuk mata kuliah wajib dan pilihan, prasyarat, batas SKS berdasarkan IP, dan perubahan kurikulum antarangkatan. Proses KRS harus tetap stabil saat ribuan mahasiswa mengakses bersamaan, dan persetujuan dosen wali sebaiknya bisa dilakukan daring.

2. Jadwal dan presensi

Penyusunan jadwal kuliah atau pelajaran, pembagian ruang, dan presensi pertemuan sebaiknya berada di satu sistem. Data presensi sering menjadi syarat ujian, jadi harus akurat.

3. Nilai, KHS, dan transkrip

Dosen atau guru menginput nilai, sistem menghitung IP atau nilai rapor, lalu menerbitkan KHS, rapor, dan transkrip. Periksa apakah bobot komponen nilai bisa diatur per mata kuliah dan apakah ada jejak perubahan nilai untuk keperluan audit.

4. Keuangan akademik

Tagihan UKT atau SPP, status pembayaran, dispensasi, dan keterkaitannya dengan hak mengisi KRS atau mengikuti ujian. Integrasi dengan bank atau virtual account sangat mengurangi pekerjaan verifikasi manual.

5. Pelaporan

Untuk perguruan tinggi, data mahasiswa, dosen, perkuliahan, dan kelulusan perlu dilaporkan ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Tanyakan bagaimana SIAKAD menyiapkan data tersebut, apakah lewat ekspor sesuai format yang diminta atau sinkronisasi, dan siapa yang menangani bila format pelaporan berubah. Untuk sekolah, pertimbangkan kebutuhan rekap data yang diminta dinas pendidikan.

6. Portal pengguna

Mahasiswa dan orang tua sebaiknya bisa melihat jadwal, nilai, dan tagihan dari ponsel. Tampilan yang nyaman di ponsel bukan lagi pelengkap, melainkan kebutuhan utama.

7. Integrasi dengan LMS dan website

Bila institusi memakai LMS, data kelas, peserta, dan nilai idealnya mengalir otomatis dari SIAKAD ke LMS dan sebaliknya. Tanpa integrasi, dosen harus membuat kelas dua kali dan staf harus menyalin nilai secara manual. Begitu pula dengan website kampus atau sekolah: pengumuman akademik dan jadwal penting sebaiknya bersumber dari data yang sama agar tidak ada informasi yang berbeda.

Kriteria non-fungsional yang sering terlupa

• Kinerja saat beban puncak: masa KRS dan pengumuman nilai adalah ujian sebenarnya.
• Keamanan dan hak akses: siapa boleh mengubah nilai, dan apakah setiap perubahan tercatat.
• Perlindungan data pribadi: SIAKAD menyimpan data identitas dan keuangan mahasiswa atau siswa.
• Kepemilikan data: data harus bisa diekspor lengkap bila suatu saat Anda berganti sistem.
• Integrasi: dengan LMS, website kampus, perpustakaan, atau aplikasi keuangan.
• Dukungan vendor: waktu respons saat ada masalah di tengah masa KRS sangat menentukan.
• Kemudahan pemakaian: dosen dan guru yang tidak akrab teknologi harus tetap bisa menginput nilai tanpa pelatihan panjang.

Kriteria ini jarang terlihat saat demo singkat. Karena itu, mintalah uji coba dengan data contoh dari institusi Anda dan libatkan beberapa pengguna nyata, misalnya satu dosen, satu staf akademik, dan satu mahasiswa.

SIAKAD siap pakai atau custom?

Satu hal yang sering diabaikan saat membandingkan biaya: sistem siap pakai dengan tarif per mahasiswa akan terus naik seiring bertambahnya jumlah mahasiswa, sedangkan sistem yang dikembangkan sendiri biayanya lebih stabil setelah rilis.

Tidak ada jawaban tunggal. Institusi dengan aturan akademik standar dan anggaran terbatas sering cukup dengan sistem siap pakai. Institusi dengan program khusus, misalnya kelas jarak jauh, homeschooling, atau kurikulum gabungan, biasanya lebih terbantu dengan sistem yang dikembangkan sesuai alurnya.

Daftar periksa saat demo vendor

Minta vendor memperagakan skenario nyata, bukan sekadar menunjukkan menu.

1. Peragakan pengisian KRS dengan prasyarat dan batas SKS.
2. Tunjukkan cara dosen menginput nilai dan cara nilai dikoreksi beserta jejak perubahannya.
3. Tunjukkan alur tagihan, pembayaran, dan dampaknya pada hak KRS.
4. Jelaskan cara menyiapkan data pelaporan PDDikti atau rekap dinas.
5. Buka portal mahasiswa di ponsel.
6. Tanyakan cara migrasi data lama dari spreadsheet atau sistem sebelumnya.
7. Minta penjelasan tertulis tentang dukungan, garansi, dan kepemilikan data.
8. Minta referensi institusi yang sudah memakai sistemnya.

Persiapan internal sebelum migrasi

Sebelum sistem baru dipakai, rapikan data induk lebih dulu: data mahasiswa atau siswa aktif, kurikulum, mata kuliah, dosen, dan riwayat nilai yang akan dipindahkan. Data yang tidak konsisten di sistem lama akan menimbulkan masalah yang sama di sistem baru.

Pilih waktu peluncuran di luar masa sibuk, misalnya bukan di tengah KRS atau ujian. Siapkan juga panduan singkat dan saluran bantuan selama minggu pertama, karena pertanyaan pengguna biasanya paling banyak di awal.

Gambaran biaya dan contoh penerapan

Rajonet mengembangkan SIAKAD dan LMS sebagai bagian dari layanan sistem informasi, dengan kisaran Rp35 juta sampai Rp500 juta, belum termasuk PPN 11%. SIAKAD dengan modul inti seperti data siswa, nilai, dan rapor biasanya berada di kisaran Rp35 juta sampai Rp60 juta, sedangkan yang mencakup keuangan, portal, dan integrasi berada di kisaran Rp90 juta sampai Rp180 juta.

Contoh penerapannya bisa dilihat pada sistem akademik homeschooling dan LMS untuk pembelajaran fisika.

Langkah berikutnya

Kumpulkan perwakilan bagian akademik, keuangan, dan TI, lalu tuliskan alur dari penerimaan sampai kelulusan beserta hambatannya. Dokumen sederhana itu akan membuat perbandingan vendor jauh lebih objektif. Bila perlu pendapat kedua, konsultasi dengan tim kami gratis.

• Pelajari layanan pembuatan sistem informasi akademik dan LMS.
• Lengkapi kanal informasi dengan fitur website sekolah yang tepat.
• Diskusikan kebutuhan Anda lewat halaman kontak.