Aplikasi HRIS: Modul Penting, Instansi vs Perusahaan, dan Pilihannya

Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menyatukan pengelolaan data pegawai, cuti, absensi, penggajian, dan kinerja dalam satu tempat. Manfaat utamanya: data kepegawaian tidak lagi tersebar di banyak file spreadsheet, proses persetujuan lebih cepat, dan pimpinan bisa melihat laporan tanpa menunggu rekap manual.

Namun, kebutuhan HRIS di instansi pemerintah dan perusahaan cukup berbeda. Artikel ini membahas modul inti, perbedaan konteks tersebut, dan cara memilih antara aplikasi siap pakai atau custom.

Modul inti aplikasi HRIS

Hampir semua HRIS dibangun dari modul berikut. Anda tidak harus mengaktifkan semuanya sejak hari pertama.

1. Data induk pegawai

Ini fondasi HRIS. Isinya identitas, riwayat jabatan, pendidikan, pelatihan, keluarga, dokumen pendukung, dan status kepegawaian. Data induk yang rapi membuat modul lain bekerja benar.

2. Cuti dan izin

Pegawai mengajukan cuti secara daring, atasan menyetujui, dan saldo cuti terhitung otomatis. Riwayat pengajuan tersimpan sehingga tidak ada lagi formulir kertas yang hilang.

3. Absensi dan jadwal kerja

Modul ini mencatat kehadiran dari mesin sidik jari, aplikasi ponsel dengan lokasi, atau keduanya. Jadwal sif dan lembur juga dikelola di sini. Pembahasan lebih rinci ada di aplikasi absensi karyawan.

4. Penggajian

Penggajian menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, dan potongan seperti pajak penghasilan dan iuran jaminan sosial, lalu menghasilkan slip gaji. Karena aturan pajak dan iuran bisa berubah, komponen perhitungannya sebaiknya bisa diatur tanpa mengubah kode.

5. Kinerja

Modul kinerja mengelola sasaran kerja, penilaian berkala, dan umpan balik. Hasilnya bisa menjadi dasar promosi, pelatihan, atau insentif.

6. Layanan mandiri pegawai

Pegawai dapat melihat slip gaji, saldo cuti, dan memperbarui data pribadinya sendiri. Fitur ini mengurangi pertanyaan rutin ke bagian SDM. Perubahan data penting, seperti rekening bank atau status keluarga, sebaiknya tetap melalui verifikasi petugas sebelum disimpan.

7. Laporan SDM

Rekap jumlah pegawai per unit, tingkat kehadiran, sisa cuti, dan biaya gaji per bulan dapat ditarik kapan saja tanpa menyusun ulang dari berbagai file.

HRIS untuk instansi vs perusahaan

Modulnya terlihat mirip, tetapi aturan dan alur kerjanya berbeda. Tabel berikut merangkum perbedaan yang paling sering kami temui.

Bagi instansi, HRIS internal biasanya tidak menggantikan sistem kepegawaian nasional, melainkan melengkapinya untuk kebutuhan operasional harian, seperti absensi, cuti, dan rekap tunjangan kinerja. Karena itu, pastikan rancangan data mempertimbangkan kemungkinan pertukaran data sejak awal.

Siap pakai atau custom?

Ada dua jalur utama. Keduanya sah, tergantung kondisi organisasi Anda.

HRIS siap pakai (SaaS)

Cocok untuk perusahaan dengan proses SDM yang umum. Kelebihannya cepat dipakai, biaya awal rendah, dan pembaruan aturan biasanya ditangani penyedia. Kekurangannya: biaya berlangganan per pegawai terus berjalan, data tersimpan di server penyedia, dan alur yang tidak standar sulit diakomodasi.

HRIS custom

Cocok untuk instansi atau organisasi dengan aturan khusus, misalnya rumus tunjangan yang unik, persetujuan berjenjang yang panjang, atau kewajiban menyimpan data di server sendiri. Kelebihannya sesuai alur kerja dan bisa diintegrasikan penuh dengan sistem lain. Kekurangannya: biaya awal lebih tinggi dan butuh waktu pengembangan.

Jalur tengah juga ada: mulai dari modul yang paling mendesak, misalnya data pegawai dan cuti, lalu menambah modul secara bertahap. Cara ini membuat anggaran lebih ringan per tahun dan memberi waktu bagi pegawai untuk terbiasa.

Saat menghitung, bandingkan total biaya beberapa tahun, bukan hanya biaya awal. Langganan per pegawai terlihat kecil per bulan, tetapi bisa menjadi besar bila jumlah pegawai banyak dan terus bertambah. Sebaliknya, sistem custom memerlukan anggaran pemeliharaan rutin agar tetap aman dan sesuai aturan terbaru.

Contoh skenario

Sebuah dinas dengan ratusan pegawai ingin rekap kehadiran langsung menjadi dasar perhitungan tunjangan kinerja, dengan persetujuan cuti berjenjang dari kepala seksi sampai kepala dinas. Alur seperti ini jarang tersedia utuh di aplikasi siap pakai, sehingga pengembangan custom biasanya lebih masuk akal. Sebaliknya, perusahaan dagang dengan puluhan karyawan dan aturan gaji standar umumnya cukup dengan aplikasi berlangganan.

Daftar periksa memilih aplikasi HRIS

• Apakah aplikasi mendukung semua status pegawai yang Anda miliki?
• Apakah komponen gaji dan tunjangan bisa diatur sendiri tanpa menunggu vendor?
• Apakah alur persetujuan cuti dan lembur bisa mengikuti struktur organisasi Anda?
• Apakah tersedia aplikasi atau tampilan ponsel untuk pegawai lapangan?
• Di mana data disimpan, dan bagaimana perlindungan data pribadinya?
• Apakah data bisa diekspor kapan saja bila Anda berganti sistem?
• Apakah ada API untuk integrasi dengan akuntansi, ERP, atau sistem lain?
• Bagaimana dukungan dan pelatihan setelah aplikasi berjalan?

Soal perlindungan data pribadi, HRIS menyimpan data sensitif seperti nomor identitas, rekening, dan informasi keluarga. Kewajiban terkait hal ini kami bahas di UU PDP untuk sistem informasi.

Gambaran biaya HRIS custom

Biaya bergantung pada jumlah modul, kerumitan aturan gaji, dan integrasi. Di Rajonet, HRIS termasuk layanan pengembangan sistem informasi dengan kisaran Rp35 juta sampai Rp500 juta, belum termasuk PPN 11%. HRIS dengan 1 sampai 3 modul, misalnya data pegawai, cuti, dan absensi, berada di kisaran Rp35 juta sampai Rp60 juta. HRIS dengan 4 sampai 8 modul termasuk penggajian dan kinerja berada di kisaran Rp90 juta sampai Rp180 juta.

Setiap proyek mencakup analisis kebutuhan, UAT bersama klien, pelatihan pengguna, dan garansi bug 3 bulan. Tahapan lengkapnya bisa dibaca di tahapan pembuatan sistem informasi.

Tips implementasi agar HRIS benar-benar dipakai

1. Bersihkan data pegawai lebih dulu. Migrasi data yang berantakan hanya memindahkan masalah ke sistem baru.
2. Mulai dari modul yang paling terasa manfaatnya. Cuti dan absensi biasanya cepat diterima karena langsung memudahkan pegawai.
3. Libatkan bagian keuangan sejak awal bila modul penggajian akan dipakai.
4. Jalankan paralel satu periode. Bandingkan hasil hitung gaji sistem dengan cara lama sebelum beralih penuh.
5. Tunjuk admin internal yang memahami aturan SDM dan menjadi penghubung dengan vendor.

Langkah berikutnya

Tulis daftar proses SDM yang paling menyita waktu, lalu tentukan modul mana yang harus jalan lebih dulu. Bila Anda ingin menimbang siap pakai atau custom secara objektif, tim Rajonet siap membantu lewat konsultasi gratis.

• Pelajari layanan jasa pembuatan sistem informasi.
• Hitung estimasi di kalkulator harga.
• Lihat cara menyajikan data SDM untuk pimpinan di dashboard eksekutif pimpinan.